Questo articolo è dedicato ai “casinisti” che non riescono a uscire da una situazione di perenne disordine e che non capiscono perchè il disordine ha effetti negativi sulla loro produttività.
- Il disordine può mostrarsi in molti modi e può lasciare aree come cassetti, automobili, stanze, scrivanie e nella tua mente, completamente nel caos.
- Il disordine può essere un ostacolo nella tua vita personale ed in quella professionale se non lo si combatte con decisione e riportare tutto sotto controllo.
- Il disordine può bloccare le persone in uno stato di paralisi totale non permettendo di completare lavori che devono essere fatti.
Una scrivania disordinata impatta sulla produttività
Persone che devono completare attività importanti durante il giorno possono avere spazio (fisico) limitato per lavorare e questo dovuto al disordine sulla scrivania. Nella mia vita professionale ho visto scrivanie da far rizzare i capelli.
Se hai un bell’elenco di attività da completare e non hai sufficiente spazio, dovuto al disordine, la tua produttività si dimezza o anche pi<.
La cosa negativa di uno spazio di lavoro limitato è sta quindi nel limitarvi nel lavorare bene e concentrati.
Quando una persona si circonda di disordine, vivono spesso una vita disorganizzata. Ne conosci qualcuno? Sicuramente si.
Purtroppo non è sempre facile tenere il posto di lavoro pulito, ma quando questo è perennemente disordinato, diventi automaticamente non-organizzato tu stesso.
Un primo ed immediato effetto del disordine è che non trovi subito il materiale che ti serve, magari scomparso sotto pile di altri documenti. E’ probabile che perderai parecchio tempo a cercare la cosa che ti serve fino a volte a rinunciarvi e cercare alternative (ricerche su internet, scorrere centinaia di mail per ritrovare l’informazione che ti serve, dover chiedere a qualcuno nuovamente l’informazione, e così via…).
Effetti negativi nel vivere nel disordine
Un effetto negativo nel vivere nel disordine è che il lavoro ottenuto alla fine, al di là del maggior tempo che ci ha richiesto completarlo, è di qualità pi< scarsa degli obiettivi iniziali.
Un rischio notevole che si corre lavorando nel disordine, è che documenti importanti possono andare persi. Dimenticarli sotto altri meno importanti o che non riguardano l’argomento specifico possono portare a:
- Buttarli via insieme a documenti non pi< importanti
- Archiviarli insieme ad altri documenti che non hanno attinenza ed è come buttarli via. Non li ritroveremo fino a quando non ci ripassano sottomano nuovamente i documenti archiviati!
Quante volte vi trovate sottomano un documento o l’attività di un progetto che avevate dimenticato nel marasma? Magari è già troppo tardi per recuperare.
Un effetto perverso del disordine è che la persona che ha la consapevolezza di vivere nel caos, è condizionata da questo fatto e le sue prestazioni lavorative ne risentono negativamente. E’ come ammettere di non essere all’altezza di portare a buon fine un compito.
E’ inevitabile che “vivendo” il proprio posto di lavoro, questo pian piano si riempie di oggetti e scartoffie, portando ad una situazione di disordine.
E’ importante a questo punto avere assimilato delle buone abitudini di riordino.
Mi riferisco, ad esempio:
- nel riporre via immediatamente tutto quanto riguarda un lavoro appena completato. Non lasciare i documenti sulla scrivania pensando di toglierli dopo. Fatelo subito, siete già a metà dell’opera.
- Un’altra buona abitudine è quella di preparare i documenti di supporto al lavoro che dobbiamo fare in precedenza e ben ordinati in cartelline colorate in un angolo della scrivania
- Preparare i documenti del PC in una cartella di lavoro o mettere in piedi un sistema per ritrovarli velocemente quando servono (magari un sistema di tags in Evernote)
- Pulire la scrivania alla fine della giornata prima di andare via dall’ufficio o spegnere la luce per andare a letto (vero cari freelancers?)
Per chi ha sempre vissuto nel disordine non è certamente facile rimediare istantaneamente a questa situazione di “sofferenza”. Occorre mettere in pista una serie di abitudini, magari semplici, ma di cominciare a farlo.
Prima che sia troppo tardi!
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